Politique de confidentialité

Version du 9 novembre 2026

Cette politique explique quelles données Pharmolea traite, pourquoi, qui les voit et combien de temps elles sont gardées. Elle s'applique aux étudiants, aux maîtres de stage, aux établissements et aux personnes qui demandent une démo.

1. Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est l'éditeur du service : Française d'Ingénierie Officinale (FIO), 208 avenue des Frères Lumière, 69008 Lyon, RCS Lyon 106 802 341, ci-après « l'éditeur ». Il est responsable des traitements nécessaires aux comptes, à la vérification des maîtres de stage, au suivi des stages, aux demandes de démo, à l'assistance et à la sécurité du service.

Pour les données des étudiants qu'un établissement transmet afin de les inviter, l'établissement détermine les finalités du traitement et agit comme responsable de traitement. L'éditeur intervient alors comme sous-traitant, dans les conditions du contrat qui le lie à l'établissement. [à compléter : répartition des rôles entre l'éditeur et l'établissement, à confirmer dans le contrat type]

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : [email protected], ou par courrier à Française d'Ingénierie Officinale (FIO), 208 avenue des Frères Lumière, 69008 Lyon.

2. Les données collectées, et pourquoi

Données collectées et usage qui en est fait
Donnée	Ce qui est enregistré	Pour quoi faire
Compte	Prénom et nom, adresse e-mail de connexion, mot de passe (enregistré sous forme d'empreinte, que personne ne peut relire), rôle : étudiant, maître de stage, établissement ou équipe. Date et version des conditions générales acceptées.	Créer le compte, vous connecter, ouvrir l'espace de votre rôle, vous écrire au sujet du compte : lien de confirmation, réinitialisation du mot de passe.
Maître de stage	Numéro RPPS. Adresse e-mail, qui sert d'adresse de connexion. Officine et commune, reprises de l'annuaire public des pharmaciens. État de l'agrément et ses dates, rapprochés des agréments enregistrés par les établissements et, à défaut, d'une liste d'agréments plus ancienne, reprise d'une copie. Stages accueillis et disponibilité. S'il le souhaite : présentation et horaires de l'officine, téléphone.	Vérifier l'identité du pharmacien et son agrément, n'ouvrir qu'un compte par numéro RPPS, ne montrer aux étudiants que les maîtres de stage vérifiés, les aider à trouver un lieu de stage.
Étudiant	INE, nom, prénom, adresse e-mail institutionnelle, année d'études et établissement, transmis par l'établissement qui vous invite.	Vous envoyer l'invitation, ouvrir votre compte, vous rattacher à votre établissement et à vos stages.
Gestionnaire d'établissement	Prénom et nom, adresse e-mail professionnelle et établissement de rattachement, transmis lors de la demande de démo et vérifiés par l'équipe, ou par un collègue gestionnaire du même établissement.	Ouvrir le compte de l'établissement, lui permettre d'inviter ses étudiants, de suivre leurs stages et de tenir la liste de ses maîtres de stage agréés.
Agréments enregistrés par les établissements	Numéro RPPS du pharmacien, date d'octroi, durée, date de fin ou de retrait, établissement qui l'a enregistré. Ils concernent aussi des pharmaciens qui n'ont pas de compte.	Ne montrer aux étudiants que les maîtres de stage dont l'agrément est en cours ; aider l'équipe à vérifier une inscription.
Stages	Demandes et message de l'étudiant, acceptations, refus, validations, annulations et leur motif ; calendrier des stages fixé par l'établissement ; convention signée, déposée par l'établissement (PDF) ; date de réception du rapport.	Suivre chaque stage, de la demande à la validation, entre l'étudiant, le maître de stage et l'établissement.
Messages	Messages échangés à propos d'une demande entre deux de ses parties : texte, auteur, date d'envoi ; pour chacun, la date à laquelle il a lu la conversation et celle du dernier e-mail qui l'en a prévenu.	Permettre à l'étudiant, au maître de stage et à l'établissement de s'écrire à propos d'un stage, et signaler par e-mail un message resté non lu.
Demande de démo	Établissement et code UAI, prénom et nom, fonction, adresse e-mail, téléphone et message du contact. Le téléphone et le message sont facultatifs.	Répondre à la demande et convenir d'une présentation.
Référentiels publics	Annuaire Santé (pharmaciens d'officine, titulaires et adjoints : numéro RPPS, prénom, nom, officine d'exercice) et répertoire FINESS (officines : nom, adresse, position, téléphone), relus chaque nuit à leur source. Liste des maîtres de stage agréés (numéro RPPS, nom, date de début de l'agrément) et référentiel des établissements d'enseignement supérieur, repris d'une copie. Ces données concernent aussi des pharmaciens qui n'ont pas de compte.	Préremplir l'inscription d'un maître de stage ; vérifier son inscription (le téléphone de l'officine sert à l'équipe pour l'appeler, et à l'étudiant une fois son stage accepté) ; situer les officines sur la carte des étudiants ; aider un établissement à se désigner.
Échanges avec l'équipe	Vos messages à l'adresse de contact, nos réponses et les pièces que vous choisissez de joindre.	Répondre à vos questions et vous assister.
Connexion	Un cookie de session, l'adresse IP et le navigateur utilisés à la connexion.	Maintenir votre session et protéger le compte.
Journaux techniques	Requêtes reçues par le serveur : leur date, la page demandée sans ses paramètres, leur résultat. L'adresse IP n'y est pas écrite : elle sert seulement, le temps d'une fenêtre d'une heure au plus, à limiter les tentatives répétées.	Diagnostiquer les pannes, détecter et limiter les abus.

Certaines données ne viennent pas de vous. L'officine et la commune d'un maître de stage viennent de l'annuaire public des pharmaciens ; l'état de son agrément, des listes tenues par les établissements et, à défaut, de la liste des agréments de maître de stage ; les données d'un étudiant, de l'établissement qui l'invite. Les sources publiques sont détaillées dans les mentions légales.

Les champs obligatoires sont nécessaires à l'ouverture du compte ou au suivi du stage : sans eux, l'inscription ne peut pas aboutir. Les autres sont facultatifs.

Ce qui n'est pas collecté :

aucune donnée de patient. Ne transmettez aucun nom de patient, aucune prescription ni aucune information sur la santé d'une personne dans les messages ou les motifs. Un cas évoqué doit être anonymisé. Signalez sans délai toute transmission accidentelle à [email protected] ;
aucune coordonnée bancaire : aucun paiement ne passe par le service ;
aucun traceur publicitaire, et aucune mesure d'audience.

3. Bases légales

L'ouverture du compte et la fourniture du service (suivi des stages, e-mails de service) reposent sur l'exécution des conditions générales que vous acceptez.
Les données qu'un établissement transmet pour inviter ses étudiants sont traitées pour l'exécution du contrat qui le lie à l'éditeur. L'établissement détermine la base légale de cette transmission et en informe ses étudiants.
Le rapprochement du numéro RPPS avec l'annuaire public et la liste des agréments repose sur l'intérêt légitime de l'éditeur à ne montrer aux étudiants que des maîtres de stage agréés.
La réponse à une demande de démo repose sur les mesures précontractuelles prises à la demande de l'établissement, et sur l'intérêt légitime de l'éditeur à présenter son service.
La sécurisation des accès, la prévention des abus et le diagnostic des pannes reposent sur l'intérêt légitime de l'éditeur à protéger le service et ses utilisateurs.

Pharmolea ne prend aucune décision exclusivement automatisée qui produise des effets juridiques à votre égard. Le rapprochement avec la liste des agréments est automatique, mais il ne fait qu'aider l'équipe : chaque inscription de maître de stage est vérifiée par une personne.

Accepter cette politique ne vaut pas accord pour recevoir de la publicité.

4. Qui voit quoi

Le service est construit pour que chacun ne voie des autres que le nécessaire au stage.

Ce que chaque profil voit des données
Qui	Ce qu'il voit
Tout visiteur du site	Aucune donnée d'utilisateur. À l'inscription d'un maître de stage, un numéro RPPS saisi affiche ce qu'en disent l'annuaire public (nom, officine, commune) et les agréments enregistrés.
Un étudiant connecté	Le nom, l'officine et son adresse, la présentation, les horaires et les stages accueillis des maîtres de stage vérifiés et disponibles, sur une carte. Leur téléphone seulement une fois la demande acceptée ; jamais leur adresse e-mail.
Un maître de stage	Les demandes qui lui sont adressées et les stages dont il est partie.
Un établissement	Ses propres étudiants et leurs stages, jamais ceux d'un autre établissement.
Les parties d'un stage	La demande et son état, les dates du stage, le message de l'étudiant, le motif d'un refus ou d'une annulation, les coordonnées utiles une fois la demande acceptée, et la convention signée une fois déposée. Les messages d'une conversation ne sont vus que par ses deux parties ; côté établissement, par ses gestionnaires.
L'équipe Pharmolea	L'ensemble des données, dans la limite de ses missions : ouvrir les comptes, vérifier les inscriptions des maîtres de stage, assister les utilisateurs.

Un maître de stage dont l'inscription n'est pas vérifiée n'est pas montré aux étudiants.
Vos données ne sont ni vendues ni louées, et ne servent à aucune publicité.
Elles peuvent être communiquées aux autorités compétentes ou aux conseils de l'éditeur lorsqu'une obligation légale ou la défense d'un droit le justifie.

5. Prestataires

Le service fait appel aux prestataires techniques suivants :

netcup GmbH, pour l'hébergement de l'application et de la base de données : Nuremberg, Allemagne (Union européenne).
Plunk, pour l'envoi des e-mails du service (confirmation de l'adresse, mot de passe, invitations des étudiants et des gestionnaires d'établissement, vérification d'une inscription, suivi des demandes de stage et des agréments, messages restés non lus, demandes de démo) et le suivi de leur distribution. Les données sont stockées dans l'Union européenne ; leur acheminement peut transiter hors de l'Union.
La messagerie de l'adresse de contact, qui reçoit vos messages et les demandes de démo : [à compléter : fournisseur et lieu d'hébergement].

Ils n'agissent que pour le compte de l'éditeur et n'utilisent pas vos données pour eux-mêmes.

Lorsqu'un traitement a lieu hors de l'Espace économique européen, les règles du chapitre V du RGPD s'appliquent. Vous pouvez demander à l'éditeur les pays, les destinataires et les garanties applicables.

6. Durées de conservation

Les données du compte sont conservées tant que le compte existe. À sa suppression, elles sont effacées. Les stages auxquels vous avez pris part concernent aussi les autres parties : ils suivent la durée indiquée plus bas.
Une inscription dont l'adresse e-mail n'est pas confirmée dans les 24 heures est supprimée avec son compte : son numéro RPPS redevient libre.
Une invitation est valable quatorze jours. Utilisée, elle est supprimée trente jours plus tard, ou avec le compte. Inutilisée, elle est supprimée cent quatre-vingts jours après son échéance.
Les demandes de stage, leur message, leurs motifs, leurs conversations et leur convention signée sont conservés [à compléter : durée après la fin du stage, à fixer avec les établissements selon leurs obligations d'archivage].
Une demande de démo est conservée trois ans au plus après son envoi, et les échanges avec l'équipe trois ans au plus après le dernier échange. Si l'établissement s'abonne, ils relèvent ensuite du contrat.
Une session est valable sept jours, prolongés à l'usage. Les sessions et les liens expirés sont effacés trente jours après leur expiration.
Les journaux techniques sont conservés [à compléter : durée, de six mois à un an selon les recommandations de la CNIL].
Les copies de sauvegarde servent à la reprise après incident. Elles sont supprimées par rotation sous trente jours au plus. En cas de restauration, les effacements demandés depuis la sauvegarde sont appliqués de nouveau.

Les éléments nécessaires à la preuve ou à la défense d'un droit peuvent être archivés, avec un accès restreint, pendant le délai de prescription applicable.

7. Sécurité

Le mot de passe compte au moins douze caractères, et les tentatives de connexion sont limitées.
L'adresse e-mail est confirmée avant la première connexion. Chaque inscription de maître de stage est vérifiée par l'équipe.
Un lien d'invitation ne sert qu'une fois, et seule son empreinte est gardée.
Chaque demande est contrôlée par le serveur : un compte n'obtient jamais plus que ce que son rôle l'autorise à voir.
Les polices et les ressources du site sont servies par le service lui-même, sans appel à un tiers depuis votre navigateur.

En cas de violation de données, l'éditeur prend les mesures nécessaires et procède aux notifications prévues par le RGPD. Lorsque les données concernées sont traitées pour un établissement, celui-ci est informé sans délai injustifié.

8. Cookies

Pharmolea n'utilise que des cookies nécessaires : le cookie de session, qui maintient votre session et protège le compte, et un cookie qui retient si le menu de votre espace est ouvert ou replié. Votre choix entre thème clair et thème sombre est gardé dans votre navigateur. Rien de cela ne demande votre accord ; bloquer le cookie de session empêche de vous connecter. Le site n'utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience.

9. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité. Vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation, à un traitement fondé sur l'intérêt légitime. Vous pouvez aussi définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Écrivez à [email protected] ou au siège de l'éditeur. En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif peut vous être demandé. La réponse vous parvient sous un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ; un message vous le signale alors dans le premier mois.

Pour supprimer votre compte, écrivez à l'équipe.
Votre nom se corrige en écrivant à l'équipe, qui applique la correction et vous en informe.
Les informations transmises par votre établissement (INE, année d'études) se corrigent auprès de lui. Les demandes qui portent sur les données traitées pour son compte lui sont transmises, et l'éditeur l'aide à y répondre.
Les informations reprises d'un annuaire public se corrigent auprès de l'organisme qui le publie. Pour votre fiche sur Pharmolea, écrivez-nous.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), sur www.cnil.fr/fr/plaintes ou par courrier : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

10. Évolution de cette politique

Cette politique peut évoluer avec le service ou la réglementation. Sa date figure en tête de page. Toute modification importante est portée à la connaissance des utilisateurs concernés.